Ga naar hoofdinhoud

Documenten en Bestanden

Elk paard heeft zijn eigen beveiligde kluis waar u foto's, video's en privédocumenten kunt uploaden. Deze gids legt uit hoe u deze bestanden kunt beheren.

1. Bestanden Toevoegen (Create)​

Om een bestand toe te voegen, opent u het profiel van het paard en gaat u naar het tabblad Documents of Images.

Publieke Afbeeldingen​

Dit zijn foto's die op de openbare website aan potentiële kopers worden getoond.

  • Hoe toe te voegen: Klik op Upload Image en selecteer een foto vanaf uw computer.
  • Limieten: De foto mag niet groter zijn dan 10 Megabytes (MB). Het moet een standaard afbeeldingsbestand zijn (zoals .jpg of .png).

Privé Documentenkluis​

Dit zijn gevoelige bestanden zoals dierenartsrapporten of eigendomspapieren die alleen uw interne personeel en beheerders mogen zien.

  • Hoe toe te voegen: Ga naar de privékluis-sectie en klik op Upload Document.
  • Limieten: Elk bestand mag maximaal 5 Megabytes (MB) groot zijn. U kunt maximaal 50 bestanden per paard opslaan.

Ledendocumenten (Eigenaarsupdates)​

Dit zijn bestanden die specifiek bedoeld zijn voor de eigenaar van het paard (de Member) om te downloaden. Bijvoorbeeld een maandelijks trainingsrapport.

  • Hoe toe te voegen: Upload naar de Member Documents sectie.
  • Limieten: Alleen PDF-bestanden. Elke PDF mag maximaal 5 Megabytes (MB) zijn. Een enkel paard mag in totaal maximaal 50 Megabytes (MB) aan ledendocumenten hebben.
  • Belangrijke Regel: U kunt alleen Member Documents toevoegen als het vakje In Training van het paard is aangevinkt.

2. Bestanden Bekijken en Downloaden (Read)​

  • Publieke Afbeeldingen: Iedereen die de website bezoekt, kan deze zien.
  • Privé Documenten: Alleen geautoriseerd personeel dat is ingelogd in het dashboard, kan klikken om deze te bekijken. Wanneer u klikt om er een te bekijken, maakt het systeem een veilige, tijdelijke link aan die na 1 uur verloopt om het bestand veilig te houden.
  • Ledendocumenten: De eigenaar van het paard kan inloggen op hun portaal en deze PDF's downloaden. Deze downloads maken ook gebruik van veilige 1-uur links.

3. Bestanden Wijzigen (Update)​

Bestanden zelf kunnen niet direct in het systeem worden "bewerkt". Als u een dierenartsrapport uploadt en beseft dat er een typfout in staat, moet u de typfout op uw computer corrigeren, het oude bestand uit het systeem verwijderen en het nieuwe, gecorrigeerde bestand uploaden.

4. Bestanden Verwijderen (Delete)​

U kunt bestanden verwijderen wanneer u ruimte wilt vrijmaken of verouderde informatie wilt weghalen.

  • Handmatig Verwijderen: Ga naar het bestand in het profiel van het paard en klik op de Delete-knop (vaak weergegeven door een prullenbak-icoon). Het bestand wordt onmiddellijk uit de opslag verwijderd.
  • Geautomatiseerd Verwijderen: Het systeem ruimt ook automatisch op. Bijvoorbeeld:
    • Als u probeert een Member Document te uploaden waardoor het totaal boven de 50 MB uitkomt, zal het systeem het nieuwe bestand automatisch verwijderen en u waarschuwen.
    • Als u het In Training-vakje bij een paard uitvinkt, kan het systeem automatisch de documenten van de eigenaar beperken of verwijderen omdat het paard niet langer actief in training is.