Handmatige Kosten & Grootboek
Gedurende de maand accumuleren klanten variabele kosten voor zaken die geen vaste maandelijkse huur zijn, zoals dierenartsbezoeken, afspraken met de hoefsmid of de aankoop van extra voer. Deze staan tot het einde van de maand in een "ongefactureerd grootboek".
1. Kosten Toevoegen (Create)
Wanneer een klant iets koopt of een dienst gebruikt, voegt u dit toe aan hun grootboek. Klik op Add Charge.
Hier is wat elk veld betekent:
- Member: De persoon die moet betalen.
- Horse: (Optioneel) Het specifieke paard waarop deze kosten betrekking hebben (bijv. het beslaan van een specifiek paard).
- Service: Selecteer uit uw Service Catalog waarvoor ze in rekening worden gebracht.
- Quantity: Hoeveel ze hebben gekocht (bijv. 2 zakken zaagsel).
- Date: De datum waarop de dienst is verleend.
- Description: Een optionele notitie die de klant op zijn factuur zal zien (bijv. "Spoed dierenartsbezoek om 2 uur 's nachts").
2. Het Grootboek Bekijken (Read)
U kunt het Unbilled Ledger dashboard bekijken om een lange lijst te zien van alle kosten die wachten om gefactureerd te worden. Dit toont u hoeveel variabel inkomen er momenteel in afwachting is voor de maand.
3. Kosten Wijzigen (Update)
Als u een typfout heeft gemaakt in de hoeveelheid of prijs voordat de factuur is gegenereerd:
- Zoek de kosten op in het unbilled ledger.
- Klik op Edit.
- Corrigeer het bedrag, de beschrijving of de datum.
- Klik op Save.
4. Kosten Verwijderen (Delete)
Als u per ongeluk de verkeerde persoon kosten in rekening heeft gebracht, of heeft besloten de dienst gratis weg te geven:
- Klik op de foutieve kosten.
- Klik op Delete.
- De kosten verdwijnen volledig uit hun unbilled ledger.
(Opmerking over Auto-Capture: Het systeem is zo ontworpen dat wanneer personeel een taak zoals "Farrier Visit" op hun Daily Sheet voltooit, het uiteindelijk deze kosten automatisch voor u zal aanmaken zonder handmatige gegevensinvoer. Dit wacht nog op volledige implementatie.)